Met Youstons oplossing voor het scannen en digitaliseren van documenten en archieven hebt u het voordeel dat u altijd en overal toegang hebt tot uw dossiers. Dit is vooral handig wanneer uw medewerkers thuis of op afstand werken.

Wij scannen alle soorten documenten in verschillende formaten, zoals boekhouddocumenten, facturen, inkomende post (digital mailroom), medische dossiers, patiëntendossiers, breed- en grootformaat documenten, bouwdossiers, boeken en nog zoveel meer. Door de digitalisering van uw documenten uit te besteden aan Youston geniet u van alle voordelen van een digitaal archief met 24/7 toegang tot bedrijfskritische informatie zonder dat u er zelf tijd of middelen aan moet besteden.

Onze digitaliserings- en archiveringsspecialisten zorgen ervoor dat uw documenten professioneel worden gedigitaliseerd met de meest recente technologie, software en scanapparatuur en dat u beelden van topkwaliteit krijgt in het door u gekozen formaat.

Onze speciaal opgeleide medewerkers komen ter plaatse om uw documenten / archief op te halen. Wij registreren al uw dossiers in ons archiefbeheersysteem en geven elk dossier en elke archiefdoos een unieke barcode. Zo kan de status en locatie van elk document altijd kan worden opgezocht en wordt gewaarborgd dat geen enkel dossier zoekraakt. Daarna vervoeren wij uw archief op een veilige manier naar onze vertrouwelijke opslagfaciliteit waar de documenten tijdelijk worden opgeslagen totdat ze zijn gedigitaliseerd.

Onze medewerkers die over de nodige ervaring in documentvoorbereiding en digitalisering beschikken, hebben in hun opleiding geleerd zorgvuldig om te gaan met klantendossiers en alle regels en procedures te volgen om de veiligheid en vertrouwelijkheid van klanteninformatie tijdens de verwerking te waarborgen. Eerst bereiden onze medewerkers de documenten voor zodat ze kunnen worden gescand. Zij halen documenten uit dossiermappen, verwijderen nietjes en paperclips, verwijderen post-its en kleven die op aparte scanbare pagina’s enz. Daarna ordenen zij alle documenten zodat zij vlot en zonder onderbrekingen gescand kunnen worden.

Elk document wordt vervolgens gescand met behulp van die geavanceerde scanners die het best geschikt zijn voor het type document dat moet worden gescand. A4-documenten die in goede staat zijn, worden bijvoorbeeld gescand met een speciale snelle rotatiescanner, grootformaat documenten, zoals bouwplannen of technische tekeningen, met speciale breedformaat scanners; boeken met topkwaliteit boekscanners enz. Dit zorgt ervoor dat uw digitale beelden van de best mogelijke kwaliteit zijn.

Wij indexeren ook al uw dossiers, automatisch of manueel of met een combinatie van beide technieken. Met de software die wij gebruiken om uw documenten vast te leggen, te scannen en te indexeren, kunnen de inkomende documenten automatisch worden geklasseerd en kunnen de nodige gegevens eruit worden gehaald met behulp van artificiële intelligentie en gesofisticeerde herkenningstechnologieën zoals OCR (Optical Character Recognition), ICR (Intelligent Character Recognition), OMR (Optical Mark Recognition) en barcodeherkenning. Bij sommige documenten is manuele indexering noodzakelijk (bijv. dossiers met moeilijk leesbare handgeschreven delen die de software niet kan herkennen).

Na het scannen en indexeren worden de documenten en hun metagegevens u bezorgd in het door u gekozen formaat, bijv. PDF, PDF/A, TIFF, JPEG, XML, CSV enz., om te worden ingevoerd in uw bestaande systemen, zoals uw DMS (systeem voor documentmanagement), en volgens de leveringsmethode van uw keuze, zoals VPN of een externe harde schijf.

Met onze track & trace-app hebt u altijd toegang tot uw archief terwijl het wordt gedigitaliseerd. Met deze app kunt u elk document en zijn status op elk moment opzoeken. U kunt ook vragen dat een document wordt gescand (scannen op verzoek) of fysiek geleverd (leveren op verzoek), bijv. wanneer u een bepaald dossier dringend nodig hebt. Alle dringende scanverzoeken worden binnen 60 minuten uitgevoerd zodat u snel toegang hebt tot uw documenten wanneer u die nodig hebt.

Als u over meer instrumenten wilt beschikken om uw archief te beheren en te monitoren (bijv. als meerdere medewerkers veel dossiers vaak zullen raadplegen terwijl de documenten bij Youston zijn opgeslagen en worden gedigitaliseerd) of als u een DMS nodig hebt waarmee u al uw digitale dossiers op een gestructureerde manier kunt archiveren en beheren, kunt u ervoor kiezen om onze software voor documentmanagement & digitale archivering te gebruiken.

Natuurlijk stelt zich ook de vraag wat er met uw fysieke archief moet gebeuren tijdens of na het digitaliseren ervan. Ook hier bieden wij u diverse mogelijkheden.

Als u niet van plan bent uw archief geregeld in te kijken, kan het zinvoller zijn te kiezen voor langdurige archiefopslag bij Youston met archiefbeheer en scannen op verzoek te gebruiken om alleen die specifieke dossiers te laten digitaliseren die u nodig hebt wanneer u ze nodig hebt. Als u echter van plan bent veel dossiers in uw archief regelmatig te raadplegen, kan het voor u interessanter zijn om uw archief grotendeels of volledig te laten digitaliseren. In dat geval kunnen wij zorgen voor gecertificeerde vertrouwelijke vernietiging van uw fysieke dossiers na het digitaliseren ervan.Tot slot kunnen wij u uw archief na afloop van het scanproces ook terugbezorgen als uw archief uit stukken bestaat die na digitalisering niet mogen worden vernietigd (bijv. waardevolle boeken).

Wat uw situatie ook is, onze specialisten in archief- en informatiebeheer zullen u een oplossing aanbieden die perfect is afgestemd op uw scan- en digitaliseringsbehoeften.

Als digitaliseren niet uw kernactiviteit is, kan het enorm veel tijd en geld kosten om uw documenten continu intern te scannen en ze digitaal ter beschikking te stellen aan uw medewerkers, klanten, partners of leveranciers op een veilige, gestructureerde en gebruiksvriendelijke manier, vooral als uw archief documenten met een afwijkend formaat bevat. Door het scannen en digitaliseren van uw documenten, dossiers en archiefstukken uit te besteden aan Youston, kunt u:

Wist u dat wij al uw inkomende post kunnen behandelen en digitaliseren? Klik hier voor meer informatie over onze digital mailroom oplossing!