Met Youstons oplossing voor externe archiefopslag maakt u kostbare ruimte vrij die momenteel wordt ingenomen door uw documenten, en hoeft u zich geen zorgen meer te maken over de veiligheid en vertrouwelijkheid van uw dossiers, naleving van wet- en regelgeving, bewaarplanning of vertrouwelijke vernietiging.

Wanneer u uw dossieropslag uitbesteedt aan Youston, zullen uw kosten voor archiefbeheer en recordsmanagement sterk dalen, terwijl u toch permanent toegang op verzoek blijft hebben tot al uw dossiers (digitaal en/of fysiek).

Wij inventariseren uw volledige documentenarchief en registreren elk dossier in ons systeem voor archiefbeheer. Elk dossier krijgt een unieke barcode. Daarna bergen wij al uw documenten en dossiers zorgvuldig op in onze speciale Youston archiefdozen. Deze dozen hebben ook allemaal een uniek nummer en zijn speciaal ontworpen om uw dossiers veilig te houden tijdens het vervoer en de langdurige opslag ervan. Op die manier kunnen wij (en u) perfect traceren wat er op elk moment met uw documenten gebeurt. Al uw dossiers worden vervolgens naar onze externe opslagfaciliteit vervoerd waar zij worden opgeslagen in een gecontroleerde omgeving die alleen voor bevoegd personeel toegankelijk is.

Uw archief wordt opgeslagen in een streng beveiligde en gecontroleerde omgeving die permanent wordt gemonitord en geschikt is voor langdurige documentopslag. Onze archiefopslagfaciliteit is gebouwd en wordt onderhouden in overeenstemming met de toepasselijke wet- en regelgeving. Wij gebruiken de meest recente technologie en apparatuur, waaronder gesofisticeerde systemen voor branddetectie, sprinklerinstallaties, beveiligings- en klimaatbeheersingssystemen.

Youston garandeert veilige en vertrouwelijke opslag in aangepaste opslagomstandigheden van uw dossiers en bescherming van de gezondheid en veiligheid van alle medewerkers die met uw documenten omgaan. U kunt erop vertrouwen dat uw documenten goed beveiligd zijn tegen toegang door onbevoegden, brand, diefstal, aantasting (bijv. door zwammen, schimmel) enz. Daarnaast worden al onze medewerkers aan een beveiligingsonderzoek onderworpen en goed opgeleid (o.a. over gegevensbescherming / AVG) en hebben zij allemaal een geheimhoudingsovereenkomst ondertekend.

U kunt uw archief op elk moment raadplegen. Met de track & tracefunctie van Youston kunt u elk document op ieder ogenblik opzoeken en vragen dat het wordt gescand en u digitaal wordt geleverd. U kunt ook vragen dat het document fysiek wordt geleverd. Alle dringende scanverzoeken worden binnen 60 minuten uitgevoerd zodat u snel toegang hebt tot uw documenten wanneer u die nodig hebt.

Als u over meer instrumenten wilt beschikken om uw archief te beheren (bijv. als meerdere medewerkers veel dossiers vaak zullen raadplegen), kunt u er ook voor kiezen onze software voor digitale archivering te gebruiken. Onze specialisten in archief- en informatiebeheer werken voor u een oplossing uit die perfect voldoet aan uw behoeften op het vlak van archiefopslag en -beheer.

Wanneer opslag en archivering niet uw kernactiviteiten zijn, kan het u veel kostbare tijd en geld kosten om op een professionele manier zorg te dragen voor uw documenten en dossiers. Laat onze archiveringsspecialisten zorgen voor uw archief zodat u kunt zorgen voor uw bedrijf. Door uw dossieropslag uit te besteden aan Youston, kunt u:

Wilt u meer informatie over hoe wij zorgen voor uw archief en het beheren terwijl het bij Youston opgeslagen is? Klikt dan hier!