Met Youstons oplossing voor extern archiefbeheer bespaart u zich al het gedoe dat het dagelijks bijwerken en beheren van uw archief met zich meebrengt. Zie Youston als een extra onderdeel van uw eigen organisatie: uw hoogstpersoonlijke archiefafdeling met professionals in archief- en informatiebeheer die 24/7 zorg dragen voor uw archief terwijl u de bespaarde tijd en middelen aan uw kernactiviteiten kunt besteden.

U hoeft zich geen zorgen meer te maken over de veiligheid en vertrouwelijkheid van uw dossiers, de naleving van wet- en regelgeving, bewaarplanning en -beheer of de vertrouwelijke vernietiging van documenten. In combinatie met archiefopslag voor documenten die u wettelijk verplicht bent gedurende langere tijd te bewaren (passieve / statische archivering) is onze oplossing perfect geschikt voor organisaties die ten volle willen profiteren van alle voordelen van actieve / dynamische interne archivering, maar zonder de kosten voor het dagelijks beheer ervan.

Met Youston hoeft u zich geen zorgen te maken over toegang tot uw archief, ook al wordt het extern bewaard en beheerd. Uw dossiers en documenten zijn altijd beschikbaar en toegankelijk. U kunt uw archief altijd raadplegen via de gebruiksvriendelijke interface van ons archiefbeheersysteem. Omdat wij uw documentenarchief volledig inventariseren, elk dossier in ons archiveringssysteem registreren en aan elk dossier en elke archiefdoos een unieke barcode toekennen, weten wij altijd exact waar elk document zich bevindt en wat de status ervan is.

Met onze gespecialiseerde en gebruiksvriendelijke archiveringssoftware met track & tracefuncties kunt u elk dossier of document op elk moment opzoeken, vragen dat het wordt gescand en er een hoogwaardige digitale versie van ontvangen. U kunt ook de historiek van uw aanvragen bekijken en de status ervan nagaan. Alle dringende scanverzoeken worden binnen 60 minuten uitgevoerd zodat u snel toegang hebt tot uw documenten wanneer u die nodig hebt.

U kunt ook vragen dat een document fysiek wordt geleverd. Een lid van onze bezorgdienst (opgeleid en aan een beveiligingsonderzoek onderworpen) bezorgt u het originele document binnen de vooraf afgesproken termijn. Dergelijke verzoeken worden uitsluitend door Youstons eigen medewerkers verwerkt. Wij werken dus niet met een externe koerierdienst en alle documenten worden met Youstons eigen voertuigen en chauffeurs geleverd.

Onze archiefspecialisten stellen een apart bewaarplan op voor elk type dossier, document of archiefstuk in uw archief. Uw team hoeft niet meer bij te houden welke documenten moeten worden bewaard en hoelang zij moeten worden bewaard. Nadat het bewaarplan is opgesteld, produceert ons archiefbeheersysteem automatisch gedetailleerde lijsten van documenten die het einde van hun wettelijke bewaartermijn hebben bereikt, en stuurt het herinneringen naar de daarvoor verantwoordelijke medewerkers van Youston zodat zij weten welke documenten mogen worden vernietigd.

Wanneer documenten het einde van hun wettelijke bewaartermijn bereiken, mogen zij fysiek worden vernietigd. Onze medewerkers vernietigen uw dossiers op een vertrouwelijke manier in overeenstemming met de norm DIN 66399 en met de specifieke vernietigingsvoorschriften voor het desbetreffende documenttype. Daarna bezorgen wij u een certificaat van vertrouwelijke vernietiging.

Als archivering niet uw kernactiviteit is, kan het u veel tijd, moeite en geld kosten om op een professionele manier zorg te dragen voor uw documenten en dossiers. Laat onze archiefspecialisten zorgen voor uw archief zodat u kunt zorgen voor uw bedrijf. Door uw archiefbeheer uit te besteden aan Youston, kunt u:

Wilt meer weten over waar en hoe wij uw archief opslaan zodat wij het voor u kunnen beheren? Klik dan hier!