Digital mailroom
Uw inkomende post digitaal en efficiënt verspreiden? Youston Group.
U heeft post! En Youston zal ervoor zorgen. Maak gebruik van onze digital mailroom-service en besteed de verwerking van al uw inkomende post uit naar onze experts. Dankzij mailroom-automatisering voeren zij het werk uit tegen een fractie van de kosten en tijd, met hoge efficiëntie en lage overhead.
Ophaling
Verwerking
Distributie
Zo werkt het
Al uw inkomende post wordt direct digitaal beschikbaar gesteld aan de juiste personen, op het juiste moment én op een gestructureerde manier.
Onze digital mailroom-service in 5 vlotte stappen:
-
Ophaling
We verzamelen al uw post op regelmatige basis. Dit houdt in dat we de post ophalen bij u op kantoor of dat we rechtstreeks uw postbussen legen. Ook is het mogelijk om post direct bij ons te laten toekomen.
-
Digitalisatie
We scannen en klasseren uw post met gespecialiseerde scanners en software die automatisch alle binnenkomende documenten herkent en in de juiste categorie plaatst.
-
Data-extractie
Alle benodigde gegevens worden uit uw inkomende post gehaald, zelfs in ongestructureerde documenten van meerdere pagina’s. Geen enkel document is te complex: lening, bankpas- of hypotheekaanvragen, contractuele overeenkomsten, facturen, formulieren en vragenlijsten, rapporten enz. Alle geëxtraheerde gegevens worden automatisch gecontroleerd en gevalideerd. Als de nauwkeurigheid van de gegevens niet kan worden gegarandeerd via automatische controle, wordt er een controle uitgevoerd door ons getrainde personeel dat de documenten handmatig indexeert.
-
Distributie naar de juiste afdelingen/teams/mensen.
De gescande post (afbeeldingen & metadata) kan rechtstreeks worden geïntegreerd in uw bestaande workflows, uw ERP, uw DMS, CRM, HRM of elk ander IT-systeem of applicatie. Het kan ook direct worden verzonden naar de mailbox van de personen of afdelingen die verantwoordelijk zijn binnen uw organisatie.
-
Fysieke post wordt veilig vernietigd (tenzij anders aangegeven)
Vertrouwelijke archiefopslag of retourneren zijn ook mogelijk, zoals u wenst.
De voordelen van een digitale postkamer
-
Lagere kosten en geoptimaliseerde efficiëntie: besteed minder tijd aan het afhandelen van uw post.
-
Documentverwerking op dezelfde dag.
-
Geïntegreerde en intelligente data-extractie om handmatige gegevensinvoer te elimineren.
-
Verbeterde beveiliging en naleving van wettelijke normen.
Neem contact op
Heeft u vragen over onze digitaliseringsdiensten of wil u graag samenwerken met Youston Group?
Vul het formulier in en ons team neemt zo snel mogelijk contact met u op. We kijken ernaar uit om met u mee te denken!