Archieven digitaliseren met de raamovereenkomst van de Vlaamse Overheid
Een archief is het hart van uw organisatie: het vertelt iets over uw geschiedenis en bevat informatie die nodig is om de toekomst te kunnen plannen. Denk maar aan verslagen van vergaderingen, sociale documenten, reglementen of verkavelingsvergunningen.
Dankzij de raamovereenkomst van Het Facilitair Bedrijf (HFB) van de Vlaamse Overheid, kiest u voor Youston als primaire partner voor het digitaliseren van uw archief. Een praktische stap naar administratieve vereenvoudiging en efficiëntere dienstverlening. Zo wordt uw archief overzichtelijk en toegankelijk, altijd en overal.
Welke documenten kunt u laten digitaliseren binnen de raamovereenkomst?
De raamovereenkomst ‘digitalisering’ is verdeeld in 3 percelen die bepalen welke documenten in aanmerking komen om gedigitaliseerd te worden. Voor alle 3 percelen van deze raamovereenkomst werden we verkozen als eerste partner van de Vlaamse Overheid. Zo kiest u dus rechtstreeks voor de jarenlange expertise en kennis van Youston.
Perceel 1
Inkomende post
Digitalisering en verwerking
Perceel 2
Omgevingsdocumenten
Bouwvergunningen, verkavelingen, milieudossiers, …
Perceel 3
Overige (bestuurs)documenten
Personeelsdocumenten, burgerlijke stand, sociale dossiers, notulen, …
In 5 stappen van papier naar digitaal archief: wij doen het werk.
Uw archief raadplegen, altijd en overal.
-
Kennismaking en plan op maat
U weet vooraf precies wat er gebeurt, hoelang het duurt en hoeveel het kost. Vrijblijvend gesprek, analyse van uw archief en raming met een plan van aanpak op maat.
-
Wij halen uw archief op
Uw medewerkers hoeven niet te sorteren of in te pakken. Veilig transport door het Youston-team. Wij reinigen, ordenen en controleren alle documenten.
-
Scannen in topkwaliteit
Elk documenten, scherp en leesbaar, ook oude plannen en grote formaten. Scannen van alle formaten, beeldoptimalisatie en strenge kwaliteits- en veiligheidscontroles.
-
Doorzoekbaar en geordend
U vindt elk document in enkele seconden terug op trefwoord, datum of dossier. Tekstherkenning (OCR), herkenning van documenttypes en toevoegen van metadata.
-
Klaar voor uw systeem of rechtstreeks in het e-depot
Uw gedigitaliseerde archief wordt aangeleverd in uw eigen systeem of in het Digitaal Archief Vlaanden (DAV), zonder extra werk voor uw diensten. Inclusief metadata en rubricering zoals u dat wenst.
-
En daarna?
U kiest zelf wat er met uw originelen gebeurt. Wij brengen ze terug, vernietigen ze of bewaren ze veilig in ons Youston-archiefdepot. De aanvullende dienstverlening valt niet binnen de raamovereenkomst.
Wie kan gebruik maken van deze raamovereenkomst?
Deze organisaties komen in aanmerking om de raamovereenkomst voor het digitaliseren van archieven te gebruiken:
- Vlaamse overheid en haar agentschappen
- Vlaams Parlement
- Lokale besturen en intergemeentelijke samenwerkingen
- Instellingen met een publieke taak (onder meer De Singel, universiteiten, hogescholen)
- Het Gemeenschapsonderwijs – centrale bestuursniveaus
- De Vlaamse Gemeenschapscommissie
- De Vlaamse Zorgkas vzw
Opgelet: de organisaties kunnen enkel gebruik maken van de raamovereenkomst op voorwaarde dat ze toegetreden zijn tot Digitaal Archief Vlaanderen.
Technologie en expertise
Youston combineert de kracht van de iGuana iDM-suite met de intelligentie van Mira, onze eigen AI-motor voor documentherkenning, classificatie en contextueel zoeken.
Dat betekent dat wij niet alleen archieven digitaliseren, maar ze ook slimmer maken:
- Automatische structurering van dossiers
- Scheiding van openbaar/niet-openbaar materiaal
- Metadatering en contextuele zoekbaarheid
- Naadloze integratie met Cevi, Remmicom, DAV en andere Vlaamse platformen
Onze technologie voldoet aan de strengste normen (Metamorfoze, FADGI, ISO 27001) en is inzetbaar voor alle types archiefmateriaal: papier, microfilm, microfiche, plannen, foto’s, kaarten en audiovisueel.
Aanvullende dienstverlening (buiten de raamovereenkomst)
Daarnaast biedt Youston ook ondersteuning bij dossiers die in het verleden reeds via een ander systeem zouden zijn gedigitaliseerd. Ongeacht de gehanteerde mappenstructuur kan Youston deze dossiers correct metadateren, zodat ze op een conforme en gestructureerde manier kunnen worden opgenomen in het Vlaams E-depot.
Nuttige links
-
Meer info: digitalisatieVO@youston.be
-
Trefdag Digitaal Vlaanderen – 22/10 Flanders Expo Gent
-
Infosessie Raamovereenkomst – 11/12 VAC Gent
Samen bouwen aan het Gemeentehuis van de Toekomst
Perceel 2 kadert rechtstreeks in het traject “Gemeentehuis van de Toekomst”, waarbij lokale besturen ondersteund worden bij de digitalisering van omgevingsdossiers.
Door de koppeling tussen het e-depot van DAV, de lokale vergunningssoftware (CEVI, Remmicom) en onze AI-technologie Mira, wordt de weg naar 100 % digitale omgevingsdiensten realiteit.
Meer weten of samenwerken?
Contacteer ons team via digitalisatieVO@youston.be
+32 (0)89 32 99 60
Mondeolaan 1 – 3600 Genk
Relevante services
Archivering
Ruimtegebrek? Wij archiveren uw documenten volgens de hoogste standaarden, én met 24/7 toegang.
Digitization
De toekomst van uw archief is digitaal. Wij scannen, indexeren en zorgen voor een volledige online back-up. 100% veilig én efficiënt.
iGuana iDM
Eén locatie voor al uw documentenmanagement? Onze geavanceerde iGuana-software centraliseert uw documentbeheer. Veilig, schaalbaar en altijd toegankelijk.
Mira AI-platform
Van ongestructureerde data naar gestructureerde inzichten? Mira verwerkt én interpreteert grote hoeveelheden data efficiënter, accurater en sneller dan ooit tevoren via AI.
Relevante bedrijfsprocessen
Andere sectoren
Bedrijfswereld
Youston helpt ondernemingen hun informatiemanagement te stroomlijnen met veilige, schaalbare oplossingen. Zo maken we optimale compliance, efficiëntie en innovatie mogelijk: een must in een competitieve markt.
Financiële instellingen
Youston Group helpt financiële instellingen om hun documentworkflows te stroomlijnen op een veilige manier. Zo kunnen we zowel compliance als veiligheid garanderen in het alsmaar veranderende digitale landschap.
Gezondheidszorg
Youston Group helpt zorgverleners om compliance, gegevensbescherming en efficiëntie in balans te brengen met veilige documentbeheeroplossingen, zodat zij zich nog beter kunnen richten op uitmuntende patiëntenzorg.
Verzekeringen
Efficiënt gegevensbeheer is cruciaal voor verzekeringsmaatschappijen, maar de complexiteit en risico's nemen toe naarmate de informatie zich opstapelt. Youston Group helpt verzekeraars bij digitalisering, beveiliging en de stroomlijning van werkprocessen, terwijl vertrouwelijkheid en naleving worden gewaarborgd.
Publieke sector
Overheidsorganisaties dienen gevoelige gegevens efficiënt te beheren terwijl ze compliance én duurzaamheid waarborgen. Youston Group biedt daarom veilige opslag en end-to-endoplossingen om uw informatiemanagement sterk te vereenvoudigen.
Laatste nieuws
Zij kozen al voor Youston
