Met het iGuana iDM softwaresysteem voor documentmanagement en digitale archivering kunt u al uw dossiers en documenten centraal archiveren in digitaal formaat, documenten onmiddellijk terugvinden en er altijd en overal veilig toegang toe hebben. Waar u ook aan het werk bent – thuis, op kantoor of op een andere locatie – u kunt erop vertrouwen dat u altijd toegang hebt tot alle documenten die u nodig hebt. Dankzij het systeem kunt u ook gemakkelijk samenwerken met uw collega’s, klanten en leveranciers, documenten delen met en verdelen aan diverse teams en afdelingen, en zult u nooit meer waardevolle tijd zult verliezen aan het zoeken naar documenten op meerdere plaatsen.

Beschouw de iGuana iDM software voor digitaal archiveren als het centrale, juridisch conforme, AVG-conforme, sterk beveiligde, gestructureerde en revisiebestendige digitale archief van uw organisatie. Deze software voegt documenten toe aan uw bestaande werkstromen, helpt u om kritische bedrijfsprocessen te stroomlijnen en te automatiseren, en staat in contact met uw IT-systemen of applicaties, zoals uw ERP, CRM, HRM enz. Tegelijk vinden uw medewerkers het veel gemakkelijker om hun taken te verrichten en kunnen zij op eender welke locatie werken.

Verlies geen kostbare tijd meer met het zoeken naar documenten op meerdere plaatsen, zoals dossiermappen, e-mails, harde schijven, diverse systemen en applicaties enz., maar gebruik de iGuana iDM software om al uw papieren documenten eenvoudig om te zetten in digitaal formaat, bestaande digitale documenten, zoals e-mails, pdf-bestanden, foto’s en andere bestanden, vast te leggen en deze allemaal digitaal te archiveren in één centraal digitaal archief.

U kunt het gewenste document in amper enkele seconden terugvinden en hoeft er zich nooit meer het hoofd over te breken waar het document het laatst is opgeslagen of welke versie nu de juiste is. Of u nu thuis, op kantoor of op afstand werkt, u hebt altijd toegang tot al uw documenten die veilig zijn gearchiveerd in iGuana iDM, en u kunt samenwerken en documenten delen met uw collega’s.

Met de iGuana iDM software voor documentmanagement en digitale archivering kunt u de volledige levenscyclus van uw documenten gemakkelijk beheren, van hun digitalisering vanuit allerlei bronnen over hun verwerking, archivering en integratie in bestaande werkstromen binnen uw organisatie, tot hun bewaring en vernietiging.

Via iGuana iDM’s volledig configureerbare interface kunt u documenten opzoeken met behulp van een Google-achtige zoekmotor en gemakkelijk aanverwante documenten vinden, zodat u op één plaats toegang hebt tot alle relevante dossiers. Daarnaast kunt u altijd de laatste versie van ieder document terugvinden en de volledige historiek ervan bekijken. U kunt er ook opmerkingen, nota’s, post-its en andere aantekeningen aan toevoegen en elk document gemakkelijk indexeren door eenvoudigweg woorden erin aan te wijzen.

Met iGuana iDM kunt u ook allerlei soorten documenten en formulieren in verschillende talen digitaliseren en verwerken dankzij diverse krachtige technologieën zoals OCR (Optical Character Recognition), ICR (Intelligent Character Recognition), OMR (Optical Mark Recognition) en barcodeherkenning, en de nodige gegevens eruit extraheren.

Bovendien kunt u iGuana iDM gebruiken om zelfs complexe documentwerkstromen te creëren, dynamische rapporten en belangrijke statistieken te generen (bijv. documentvolume, productiviteit of gebruikerstoegang), digitale dossiers samen te stellen voor uw accountants of juridische afdeling, documenten te registreren en te traceren in uw fysieke archief, de bewaring en vernietiging van documenten en de verwijdering van gegevens te plannen.

iGuana iDM is een juridisch conform systeem voor digitale archivering. Het biedt revisiebestendige, sterk gestructureerde archivering van documenten in onveranderbare, open formaten. Alle documenten en metagegevens zijn beveiligd tegen ongeoorloofde toegang dankzij het gebruik van op regels gebaseerde, meerlagige beveiligingsfuncties en wijzigingsbestendige, volledige audittrajecten die alle gebruikersactiviteiten tot op veldniveau traceren. Daarnaast gebruiken wij containerbestanden, meerdere versleutelingsmethoden, hashing algoritmen en Blockchain-technologie om de in iGuana iDM gearchiveerde documenten en metagegevens te beschermen.

iGuana iDM software kan samenwerken met uw bestaande IT-systemen en applicaties, zoals ERP, CRM, HRM, SharePoint enz. Hij kan ook integreren met Microsoft 365 (Office 365) om automatisch e-mails, Word-, Excel- en andere documenten te archiveren. Desgewenst kunt u uw gebruikers in iGuana iDM gearchiveerde documenten laten raadplegen of zelfs indexeren via het scherm van het systeem dat zij dagelijks gebruiken, zoals de voor hen vertrouwde schermen van uw ERP, HRM enz.

De iGuana iDM software voor digitale archivering & documentmanagement (DMS) kan u helpen om al uw documenten onder controle te houden, te digitaliseren, te beheren en centraal en veilig te archiveren op een gestructureerde en juridisch conforme manier, en het voor uw medewerkers heel eenvoudig te maken om de documenten die zij nodig hebben in enkele seconden terug te vinden. Als u de iGuana iDM software binnen uw organisatie gebruikt, kunt u:

Wist u dat u de iGuana iDM software voor digitale archivering kunt gebruiken in combinatie met andere archiveringsoplossingen die wij aanbieden? Uw documentenarchief verdient een totaaloplossing! Lees meer over archiefopslag, archiefbeheer, scannen & digitaliseren en digital mailroom.