Youston digitaliseert de komende vier jaar heel Vlaanderen

Het Genkse Youston is door Het Facilitair Bedrijf van de Vlaamse overheid geselecteerd als partner voor de digitalisering van bestuursdocumenten in Vlaanderen. De nieuwe raamovereenkomst, die vier jaar loopt, is de grootste digitalisatie-opdracht ooit in ons land. Zij moet een enorme inhaalbeweging mogelijk maken: naar verwachting zullen meer dan een miljard analoge documenten worden omgezet naar duurzame digitale formaten,  aldus de CEO van Youston, Pieter Vansynghel. ‘’Een nieuwe mijlpaal in het traject van de administratieve vereenvoudiging van zowel de lokale besturen, Vlaamse agentschappen en instellingen’’. Het nieuws werd gisteren bekend gemaakt op de infosessie van het Facilitair Bedrijf in Gent.

De nood is duidelijk: in heel Vlaanderen worden tientallen kilometers vergunningen en bestuurlijke stukken nog uitsluitend op papier bewaard. Deze documenten zijn kwetsbaar voor verlies of beschadiging en veroorzaken een aanzienlijke administratieve last, zeker wanneer ze regelmatig moeten worden opgevraagd of gedeeld. Voor veel besturen is het bovendien moeilijk om zelf over de benodigde expertise, geschikte apparatuur en voldoende tijd te beschikken om digitalisering op een correcte en duurzame manier uit te voeren. Digitalisering biedt daarom een belangrijke oplossing om processen te vereenvoudigen, risico’s te beperken en de dienstverlening naar burgers te verbeteren.

Een immense stap vooruit voor de ambtenaren én voor de burgers

“Dit is een belangrijke stap voor de gehele publieke sector,” zegt Pieter Vansynghel. “Lokale besturen, agentschappen en instellingen worden vandaag geconfronteerd met gigantische papieren archieven die veel tijd en risico’s met zich meebrengen. Door die digitalisering centraal en professioneel te organiseren, creëren we rust, overzicht en zekerheid.”

Met de nieuwe raamovereenkomst worden veel uitdagingen opgelost. Youston begeleidt elke organisatie vanaf de eerste dag en neemt het volledige proces uit handen: van het ophalen en registreren van archiefdozen tot het schonen, rubriceren en professioneel digitaliseren van diverse documenttypes. Dankzij deze digitalisering zijn dossiers altijd snel en eenvoudig toegankelijk, waardoor de dienstverlening naar burgers efficiënter, sneller en betrouwbaarder wordt.

Tegelijkertijd ontzorgt Youston besturen door praktische problemen en (juridische) risico’s te beperken. Organisaties kunnen zich volledig richten op hun kernactiviteiten, terwijl de archivering en digitale beschikbaarheid van documenten professioneel wordt beheerd. Hierdoor verloopt het interne proces soepeler en kan de overheid beter en makkelijker inspelen op de behoeften van burgers.

Eén centraal digitaal archief

De digitale bestanden kunnen bovendien rechtstreeks worden bewaard in het E-depot van Digitaal Archief Vlaanderen, dat ontwikkeld is voor veilige, duurzame en toekomstbestendige opslag. Daarmee wordt voldaan aan alle decretale verplichtingen rond langetermijnbewaring. Het sluit ook volledig aan bij de beleidsnota 2024–2029, waarin het E-depot als standaard wordt aangeduid voor digitaliseringsprojecten binnen lokale besturen.

Digitaliseren wordt goedkoper, sneller en efficiënter

De raamovereenkomst zorgt niet alleen voor zekerheid en kwaliteit, maar ook voor duidelijke financiële voordelen. Door volumes te bundelen ontstaat een schaalgrootte die afzonderlijke besturen nooit kunnen bereiken. Digitaliseren wordt daardoor goedkoper, sneller en efficiënter. Ook integraties met bestaande software, zoals vergunningsplatformen en de Woningpas, zorgen ervoor dat dossierstukken automatisch en zonder extra handelingen beschikbaar worden in de werkomgeving van de gebruiker. Een grote stap vooruit in de administratieve vereenvouding van de Vlaamse overheid!

Passend in de missie van Youston

Met deze opdracht wil Youston niet alleen archieven digitaliseren, maar ook het fundament leggen voor een bredere digitale transformatie bij Vlaamse overheden. “Digitalisering is pas waardevol als ze eenvoudig en betrouwbaar is. Dat is precies wat deze samenwerking mogelijk maakt. We zijn trots dat we de komende vier jaar mee mogen bouwen aan het digitaal geheugen van Vlaanderen. Dit past helemaal in onze missie om alle werknemers in de publieke en private sector in staat te stellen om overal digitaal te werken, ongeacht de locatie”, besluit Pieter Vansynghel.