Archivering
Kant-en-klare archiefoplossing? Youston Group.
Dagelijks archiefonderhoud en -beheer kan behoorlijk tijdrovend zijn. Nood aan kwaliteit én zekerheid? Bespaar dan tijd en ruimte door uw archief toe te vertrouwen aan Youston Group. Dankzij onze on-demand opvraagservice staan al uw documenten binnen minder dan 60 minuten voor u klaar.
Ons proces is eenvoudig, efficiënt en veilig:
Ophaling
Opslag
Toegankelijkheid
Bescherming verzekerd
Youston bewaart uw archief altijd in de veiligste omstandigheden, inclusief 24/7 bewaking. We vertrouwen op de nieuwste technologieën en apparatuur om steeds een gecontroleerde omgeving te garanderen: geavanceerde branddetectie, sprinklers, beveiligings- en klimaatbeheersingssystemen … Kortom, 100% zekerheid voor uw langetermijndocumentopslag:
- Bescherming tegen diefstal
- Unieke Youston-archiefdozen om uw documenten te beschermen en traceren
- Klimaatbeheersing
- Geavanceerde branddetectie en sprinklers
- Geen risico op besmetting (bv. door schimmel)
- Geen ongeautoriseerde toegang* *Al onze medewerkers ondergaan een veiligheidsscreening, zijn goed opgeleid (inclusief gegevensbescherming/GDPR) en hebben geheimhoudingsovereenkomsten ondertekend.
Documenten op aanvraag
Bij Youston Group hoeft u zich geen zorgen te maken over vlotte toegankelijkheid: zelfs als uw dossiers extern bij ons worden opgeslagen en beheerd, blijven uw bestanden en documenten altijd beschikbaar. Dankzij ons gebruiksvriendelijke managementsysteem kan elk document bovendien makkelijk worden getraceerd. Hoe het werkt? Aan elk van uw bestanden en elke archiefdoos wordt een unieke barcode toegewezen: deze ’track & trace’-code maakt het mogelijk om uw document in een oogwenk terug te vinden én te digitaliseren. Heeft u het document liever (ook) fysiek? Dan verzekeren we levering binnen de afgesproken tijd.
Retentieplanning
Nood aan een dynamisch retentieplan? Onze archiefspecialisten kunnen er eentje op poten zetten voor elk type document of dossier waarmee u te maken krijgt. Volledig automatisch, volledig op maat.
Eenmaal een document zijn wettelijke bewaarlimiet heeft bereikt, stuurt ons archiefmanagementsysteem automatisch een herinnering naar de verantwoordelijke bij Youston. Zo blijven onze specialisten steeds op de hoogte van de documentstatus.
Gecertificeerde vernietiging
Zodra uw documenten het einde van hun wettelijke bewaartermijn bereiken, bieden we u de mogelijkheid om ze fysiek (en vertrouwelijk) te laten vernietigen. Deze Youston-werkwijze voldoet altijd aan de DIN 66399-standaard en aan de specifieke vernietigingseisen voor het specifieke documenttype.
Waarom uw archief uitbesteden aan Youston Group?
-
Bespaar of optimaliseer uw archiefruimte
-
Verlaag uw archiefopslag- en beheerkosten
-
Verkrijg een duidelijk en gestructureerd overzicht van je archief
-
Altijd en overal archieftoegang.
-
100% veilige, optimale bewaaromstandigheden voor uw documenten.
-
Altijd in overeenstemming met de regels en voorschriften.
-
Dynamisch archiefbeheer met retentieplanning.
Neem contact op
Heeft u vragen over onze digitaliseringsdiensten of wil u graag samenwerken met Youston Group?
Vul het formulier in en ons team neemt zo snel mogelijk contact met u op. We kijken ernaar uit om met u mee te denken!