Wat kost het digitaliseren van uw archief?
Dankzij de raamovereenkomst van Het Facilitair Bedrijf (HFB) van de Vlaamse Overheid, kiest u rechtstreeks voor Youston voor het digitaliseren van uw archief. Een praktische stap naar administratieve vereenvoudiging en efficiëntere dienstverlening.
Vul het formulier in en ontvang een rekenvoorbeeld van een fictieve gemeente, met een duidelijk overzicht van de kosten, en vraag je gratis archiefcheck aan.
In 5 stappen van papier naar digitaal archief: wij doen het werk.
Uw archief raadplegen, altijd en overal.
-
Kennismaking en plan op maat
U weet vooraf precies wat er gebeurt, hoelang het duurt en hoeveel het kost. Vrijblijvend gesprek, analyse van uw archief en raming met een plan van aanpak op maat.
-
Wij halen uw archief op
Uw medewerkers hoeven niet te sorteren of in te pakken. Veilig transport door het Youston-team. Wij reinigen, ordenen en controleren alle documenten.
-
Scannen in topkwaliteit
Elk documenten, scherp en leesbaar, ook oude plannen en grote formaten. Scannen van alle formaten, beeldoptimalisatie en strenge kwaliteits- en veiligheidscontroles.
-
Doorzoekbaar en geordend
U vindt elk document in enkele seconden terug op trefwoord, datum of dossier. Tekstherkenning (OCR), herkenning van documenttypes en toevoegen van metadata.
-
Klaar voor uw systeem of rechtstreeks in het e-depot
Uw gedigitaliseerde archief wordt aangeleverd in uw eigen systeem of in het Digitaal Archief Vlaanden (DAV), zonder extra werk voor uw diensten. Inclusief metadata en rubricering zoals u dat wenst.
-
En daarna?
U kiest zelf wat er met uw originelen gebeurt. Wij brengen ze terug, vernietigen ze of bewaren ze veilig in ons Youston-archiefdepot. De aanvullende dienstverlening valt niet binnen de raamovereenkomst.
Welke documenten kunt u laten digitaliseren binnen de raamovereenkomst?
De raamovereenkomst ‘digitalisering’ is verdeeld in 3 percelen die bepalen welke documenten in aanmerking komen om gedigitaliseerd te worden. Voor alle 3 percelen van deze raamovereenkomst werden we verkozen als eerste partner van de Vlaamse Overheid. Zo kiest u dus rechtstreeks voor de jarenlange expertise en kennis van Youston.
Perceel 1
Inkomende post
Digitalisering en verwerking
Perceel 2
Omgevingsdocumenten
Bouwvergunningen, verkavelingen, milieudossiers, …
Perceel 3
Overige (bestuurs)documenten,
Personeelsdocumenten, burgerlijke stand, sociale dossiers, notulen, …
Wie kan gebruik maken van deze raamovereenkomst?
Deze organisaties komen in aanmerking om de raamovereenkomst voor het digitaliseren van archieven te gebruiken:
- Vlaamse overheid en haar agentschappen
- Vlaams Parlement
- Lokale besturen en intergemeentelijke samenwerkingen
- Instellingen met een publieke taak (onder meer De Singel, universiteiten, hogescholen)
- Het Gemeenschapsonderwijs – centrale bestuursniveaus
- De Vlaamse Gemeenschapscommissie
- De Vlaamse Zorgkas vzw
Opgelet: de organisaties kunnen enkel gebruik maken van de raamovereenkomst op voorwaarde dat ze toegetreden zijn tot Digitaal Archief Vlaanderen.
Wat is het voordeel van de raamovereenkomst?
Dankzij de raamovereenkomst moet u geen complexe aanbestedingsprocedure uitschrijven én geniet u van een scherp tarief dat vastligt tot 2029.
Wat is het voordeel van een digitaal archief?
Een bouwdossier uit 1985, HR-documenten of een keuringsbewijs nodig? Met een digitaal archief vindt u deze documenten in slechts enkele seconden terug in plaats van op te zoek te moeten gaan in de archiefkelder. Ook bij thuiswerk of vanuit een andere dienst heeft iedereen de nodige documenten meteen bij de hand. Zo wint u tijd, komt er archiefruimte vrij en wordt de dienstverlening verder geoptimaliseerd.
Zij kozen al voor Youston
