Klantgetuigenis Jessa Ziekenhuis: Van volle archiefruimtes naar snelle digitale toegang

Uitdaging

Het Jessa Ziekenhuis stond voor een groot archiefprobleem. Documenten waren verspreid over meerdere locaties, waaronder een gehuurd pand en een groot archief in de voormalige Nationale Bank in Hasselt. Toen dit gebouw plaats moest maken voor de nieuwbouw van het ziekenhuis, verdween een groot deel van de beschikbare archiefruimte. Daarnaast liepen de huurcontracten van andere locaties af en gingen medewerkers die instonden voor archiefbeheer met pensioen. Het werd dus het ideale moment om het archiefbeheer structureel te herdenken en klaar te maken voor de toekomst.

Oplossing

Om het ruimteprobleem structureel aan te pakken, koos Jessa voor Youston als partner voor de uitbesteding van het archief. Het project omvatte de verhuis en registratie van meer dan 1.300 palletboxen en bijkomende archiefmeters. Dankzij de schaalvoordelen en de expertise van Youston kon het ziekenhuis rekenen op een efficiënte en toekomstgerichte oplossing, afgestemd op de geplande overgang naar digitale patiëntendossiers.

Resultaat

De verhuis en registratie van het archief gebeurde onder een strakke deadline, in combinatie met de verkoop van de inboedel en ontruiming van het gebouw. Dankzij de flexibiliteit en toewijding van het Youston-team verliep dit volledig volgens planning.

“We zaten met een heel strakke timing, maar Youston heeft dat perfect opgevolgd. Alles wat beloofd werd, is op tijd opgeleverd. De flexibiliteit en de goede communicatie waren voor ons een enorm voordeel.”

— Vital Moonen, Supply Chain Manager, Jessa Ziekenhuis

Vandaag maakt Jessa nog regelmatig gebruik van het archief. Maandelijks worden er dossiers opgevraagd die via het Youston-portaal snel worden geleverd. Hierdoor blijven historische documenten vlot toegankelijk, zonder dat het ziekenhuis er zelf extra middelen voor moet inzetten.

Waarom Youston?

• Efficiënte verhuis en registratie van een groot volume archief
• Kostoptimalisatie t.o.v. eigen beheer en huurkosten
• Flexibiliteit en stiptheid in uitvoering
• Heldere communicatie en proactieve opvolging
• Snelle levering van opgevraagde dossiers

“Alles werd vlot afgehandeld en met heel goede communicatie. Kleine vertragingen werden op een correcte manier gecommuniceerd en flexibel aangepast, zodat de deadline steeds gerespecteerd bleef. Dat geeft vertrouwen.”