Digitale transformatie van HR-bestanden voor Profel
Case scannen & archiveren
Projectbeschrijving
Doelstelling
Voer een scanproject uit van ongeveer 12.000 HR-dossiers voor Profel, waarbij digitalisering, classificatie en metadata-extractie worden gegarandeerd om efficiënte digitale werkstromen te ondersteunen.
Scenario
Profel vertrouwde op Youston voor de volledige digitalisering van hun HR-dossiers. Het proces begon ter plaatse met het ophalen en voorbereiden van de documenten, waarmee ze werden getransporteerd naar de scanfaciliteit van Youston in Genk.
Dit is hoe het project verliep:
- Voorbereiding en transport ter plaatse:
De HR-dossiers werden zorgvuldig verpakt in gelabelde Youston-dozen voor eenvoudige identificatie en tracking gedurende het hele proces.
Deze dozen werden veilig vervoerd naar de faciliteit in Genk voor verdere verwerking. - Scannen bij de faciliteit in Genk:
De dossiers werden gescand met behulp van Youstons state-of-the-art scanstraat, wat digitale HR-kopieën van elke pagina opleverde. - Digitale workflow en classificatie:
Na het scannen werden de documenten in een digitale workflow geplaatst om te worden ingedeeld in 11 vooraf gedefinieerde categorieën.
Met behulp van een pre-Mira-applicatie aangedreven door ChatGPT (private cloud), analyseerde het systeem de tekstinhoud van elke pagina om de categorie ervan te bepalen.
Geavanceerde AI-technieken werden gebruikt om logische splitsingspunten te identificeren, zodat elk document nauwkeurig werd gesegmenteerd. - Metadata-extractie:
Belangrijke metadata, zoals namen van werknemers, gegevens en documenttypes, werd geëxtraheerd tijdens het classificatieproces, wat eenvoudige opvraging en integratie in HR-systemen mogelijk maakte.
Uitdagingen en oplosssingen
-
1. Efficiënte opvraging en tracking van fysieke documenten
Uitdaging
Zorgen voor een naadloze ophaling en opvolging van duizenden fysieke HR-dossiers.
Oplossing
Gelabelde Youston-dozen garandeerden een duidelijke identificatie en tracking vanaf het eerste moment. Het resultaat? Een transparant en efficiënt proces, waarbij alle dozen gemakkelijk traceerbaar waren gedurende het hele project. -
2. Hoogwaardige digitalisering van HR-dossiers
Uitdaging
De grote hoeveelheid HR-dossiers vereiste scans met hoge resolutie en een nauwkeurige behandeling: essentieel om de integriteit van deze belangrijke documenten te behouden.
Oplossing
De dossiers werden gescand via Youstons geavanceerde scanstraat, die consistente, hoogwaardige digitale afbeeldingen afleverde voor verdere verwerking. -
3. Nauwkeurige categorisering van documenten
Uitdaging
HR-dossiers bevatten heel wat verschillende gegevens die nauwkeurig moesten worden ingedeeld in 11 categorieën.
Oplossing
Een pre-Mira-toepassing aangedreven door ChatGPT analyseerde en classificeerde de tekstinhoud van elke pagina. Geavanceerde AI zorgde voor een logische splitsing én nauwkeurige categorisering. -
4. Metadata-extractie voor digitale integratie
Uitdaging
Het extraheren van relevante metadata om de documenten doorzoekbaar te maken en ze te integreren in de digitale systemen van Profel.
Oplossing
De door AI aangedreven tools van Youston hebben essentiële metadata zoals namen van medewerkers, data en documenttypen geëxtraheerd, waardoor de documenten eenvoudig doorzoekbaar waren: klaar voor integratie in de HR-platforms.
Voornaamste voordelen voor Profel
-
Totale ontzorging
Youston heeft het volledige intakeproces beheerd, van on-site verpakking tot veilig transport en scannen. -
Digitale transformatie
De HR-dossiers van Profel werden volledig gedigitaliseerd met toegankelijke en doorzoekbare digitale kopieën als resultaat. -
Metadata-extractie
Belangrijke informatie werd geëxtraheerd en beschikbaar gesteld voor geoptimaliseerde integratie in HR-workflows. -
Transparante documentclassificatie
Alle documenten werden ingedeeld in 11 vooraf gedefinieerde categorieën met behulp van geavanceerde AI: duidelijkheid en consistentie gegarandeerd.
Transformerende impact
Met dank aan Youstons expertise verliep de overgang van fysieke HR-dossiers naar een volledig digitaal archief enorm soepel voor Profel. Deze transformatie verbeterde de toegankelijkheid, verminderde de handmatige werklast en stroomlijnde de HR-activiteiten. De combinatie van hoogwaardig scannen, geavanceerde AI voor classificatiedoeleinden en nauwkeurige metadataverwijdering stelde Profel in staat om onderstaande doelstellingen af te vinken.
- Operationele efficiëntie verhogen: Gedigitaliseerde documenten zijn nu makkelijk opvraagbaar én geïntegreerd in hun bestaande werkstromen.
- Data-accuraatheid verbeteren: Geautomatiseerde classificatie en metadataverwijdering verminderden fouten en zorgden voor consistentie.
- Ondersteuning van digitale transformatie: De HR-afdeling van Profel kan nu flexibeler aan de slag door zich volledig te focussen op hun kernactiviteiten in de plaats van op handmatige documentverwerking.
- Schaalbaarheid mogelijk maken: De digitale workflow en AI-tools bieden een schaalbare oplossing voor toekomstige documentbeheerbehoeften.
Resultaat
Dankzij op maat gemaakte oplossingen en geavanceerde technologie leverde Youston een transparant en zeer efficiënt digitaliseringsproject voor Profel af met een naadloze overgang. Het resultaat? Een digitaal HR-archief dat toegankelijk, goed georganiseerd en klaar de toekomst is.
Start vandaag nog
Relevante sectoren
Financiële instellingen
Youston Group helpt financiële instellingen om hun documentworkflows te stroomlijnen op een veilige manier. Zo kunnen we zowel compliance als veiligheid garanderen in het alsmaar veranderende digitale landschap.
Bedrijfswereld
Youston helpt ondernemingen hun informatiemanagement te stroomlijnen met veilige, schaalbare oplossingen. Zo maken we optimale compliance, efficiëntie en innovatie mogelijk: een must in een competitieve markt.
Verzekeringen
Efficiënt gegevensbeheer is cruciaal voor verzekeringsmaatschappijen, maar de complexiteit en risico's nemen toe naarmate de informatie zich opstapelt. Youston Group helpt verzekeraars bij digitalisering, beveiliging en de stroomlijning van werkprocessen, terwijl vertrouwelijkheid en naleving worden gewaarborgd.
Publieke sector
Overheidsorganisaties dienen gevoelige gegevens efficiënt te beheren terwijl ze compliance én duurzaamheid waarborgen. Youston Group biedt daarom veilige opslag en end-to-endoplossingen om uw informatiemanagement sterk te vereenvoudigen.
Zij kozen al voor Youston
