Betaalbare en veelzijdige scanoplossing voor het gemeentearchief van Hoogstraten
Case scanfactory
Projectbeschrijving
Scenario
Het Stadsarchief van Hoogstraten beheert een rijke collectie historische documenten en archiefmateriaal. Net als veel kleinere archieven staat het voor uitdagingen met betrekking tot beperkte budgetten en middelen, waardoor de digitalisering van de collecties moeilijk is. Het archief had een kosteneffectieve scanoplossing en begeleiding nodig om een efficiënte digitaliseringsworkflow op te zetten om zijn waardevolle erfgoed toegankelijker te maken en duurzaam te bewaren.
Youston kreeg de opdracht om een oplossing op maat te bieden die aansloot bij het budget van het archief en tegelijkertijd zorgde voor hoogwaardige resultaten.
Uitdagingen
-
1. Budgettaire beperkingen
Uitdaging
Beperkte financiële middelen maakten het moeilijk voor het archief om te investeren in hoogwaardige scanoplossingen.Oplossing
Youston heeft een betaalbare en veelzijdige oplossing ontworpen door kosteneffectieve apparatuur te selecteren zonder in te leveren op kwaliteit of functionaliteit. -
2. Gebrek aan vaste workflow
Uitdaging
Het archief had nood aan een gestructureerd digitaliseringsproces om efficiënt scannen, opslag en het maken van metadata te waarborgen.Oplossing
Youston heeft een uitgebreide digitale workflow opgezet, waarbij een gestroomlijnd proces wordt gecreëerd voor het scannen, organiseren en bewaren van de materialen uit het archief. -
3. Personeelstraining
Uitdaging
Het personeel had niet de vereiste technische knowhow in huis om te werken met scanapparatuur en daarmee consistente resultaten te bereiken.Oplossing
Youston verzorgde praktische training zodat het archiefpersoneel zelfstandig hoogwaardige digitale kopieën kon produceren.
Voornaamste voordelen
-
Kosteneffectieve oplossing
Een op maat gemaakte scanset-up ontworpen om te voldoen aan de budgettaire en technische behoeften van het archief. -
Efficiënte workflow
Een gestructureerd digitaliseringsproces zorgt voor naadloos scannen, metadatabeheer en een duurzame bewaring van de collectie. -
Hoogkwalitatieve scans
Ondanks de budgetbeperking levert deze oplossing een uitstekende scankwaliteit, waarbij het archiefmateriaal behouden blijft voor onderzoek en publiek gebruik. -
Onafhankelijkheid en duurzaamheid
Personeelstraining en een schaalbare workflow stellen het archief in staat om zelfstandig door te gaan met hun digitaliseringsinspanningen in de toekomst.
Transformerende impact
Dankzij de oplossingen van Youston heeft het gemeentearchief van Hoogstraten nu een betaalbaar, schaalbaar en duurzaam digitaliseringsproces ter beschikking dat heel wat voordelen kent:
- Verbetert de toegankelijkheid: De gedigitaliseerde collectie is nu toegankelijker voor onderzoekers en het publiek.
- Garandeert langetermijnbehoud: De oplossing voldoet aan de best practices voor duurzaam digitaal archiveren.
- Stimuleert onafhankelijkheid: Het archiefpersoneel heeft nu de tools en kennis om de digitalisering autonoom voort te zetten.
- Ondersteunt erfgoedbescherming: Het cultureel erfgoed van de gemeente wordt beschermd voor toekomstige generaties.
Door betaalbaarheid te combineren met functionaliteit, heeft Youston het archief in staat gesteld om zijn digitaliseringsdoelen te behalen binnen het beoogde budget.
Start vandaag nog
Relevante services
Archivering
Ruimtegebrek? Wij archiveren uw documenten volgens de hoogste standaarden, én met 24/7 toegang.
Digitization
De toekomst van uw archief is digitaal. Wij scannen, indexeren en zorgen voor een volledige online back-up. 100% veilig én efficiënt.
iGuana iDM
Eén locatie voor al uw documentenmanagement? Onze geavanceerde iGuana-software centraliseert uw documentbeheer. Veilig, schaalbaar en altijd toegankelijk.
Zij kozen al voor Youston
