WIJ ZORGEN VOOR UW ARCHIEF

ZODAT U ZICH KUNT FOCUSSEN OP UW ZAAK


Wij helpen u om ruimte vrij te maken en uw dossiers te beheren: beveiligde archiefopslag, toegang tot documenten op verzoek, bewaarplanning, vernietiging met certificaat, scannen en digitaliseren, digitale archiveringssoftware, digital mailroom (digitale postkamer).

TOTAALOPLOSSING VOOR UW ARCHIEF

Een archief beheren kan een heel tijdrovende en dure aangelegenheid worden. Denk maar aan alle processen die u moet opzetten om de veiligheid en vertrouwelijkheid van uw documenten te waarborgen, en aan alle moeite die het kost om de correcte opslagomstandigheden voor uw waardevolle documenten te creëren. Daarnaast moet u ook rekening houden met bewaartermijnen, aparte bewaarplannen opstellen voor de verschillende soorten documenten in uw archief en zorgen voor de vertrouwelijke vernietiging ervan aan het einde van hun respectieve bewaartermijn. En hebt u al stilgestaan bij bedrijfscontinuïteit en toegang tot belangrijke documenten wanneer er iets ergs gebeurt in uw bedrijf?

Wilt u ruimte vrijmaken, uw kosten voor dossiermanagement verlagen en ervoor zorgen dat uw documenten altijd fysiek of digitaal beschikbaar zijn? Dan kan Youston helpen! Ons team van specialisten in archief- en informatiebeheer (Records & Information Management – RIM) pakt de uitdagingen van uw documentbeheer aan, slaat uw passief (statisch) archief op, beheert uw actief (dynamisch) archief en helpt u tijd en middelen vrijmaken voor uw kernactiviteiten.

Opslag

Wij halen uw archief op en slaan het op

VEILIG & BEVEILIGD

Wij inventariseren uw archief, halen het op en slaan het op in een gecontroleerde omgeving in onze veilige en beveiligde opslagfaciliteit

Archivering

Wij beheren uw archief voor u

100% UITBESTEED

Wij zorgen voor het dagelijkse beheer van uw actief archief, inclusief bewaarplanning en vernietiging

Beschikbaarheid

U hebt altijd toegang tot uw archief

TOEGANG OP AANVRAAG

Wij scannen of leveren u fysiek de dossiers die u nodig hebt; uw documenten zijn altijd beschikbaar op verzoek; track & trace

Digitalisering

Wij digitaliseren uw documenten

VAN ANALOOG NAAR DIGITAAL

Wij scannen en digitaliseren professioneel alle soorten documenten – tot zelfs volledige archieven – en exporteren ze naar uw DMS

Mailroom

Wij zorgen voor uw post

DIGITALE POSTKAMER

Wij halen al uw inkomende documenten en post op, digitaliseren die en bezorgen de digitale bestanden aan de juiste medewerkers binnen uw onderneming

Vernietiging

Wij vernietigen uw documenten

100% VERTROUWELIJK

Wij houden bij wanneer welke documenten het einde van hun bewaartermijn bereiken en vernietigen die op een veilige manier (met certificaat)

Vraag gratis advies

DIGITAAL ARCHIVERENOP ZIJN BEST

ONTDEK ONZE SOFTWARE
Medewerker van Youston loopt door opslagfaciliteit met archiefdoos van Youston vol documenten

Opslag & archivering

Wij slaan uw archief veilig op en beheren het. U kunt uw archiefstukken altijd inkijken en op eenvoudig verzoek eender welk document laten digitaliseren of fysiek leveren.

  • Volledige inventarisatie, ophaling & opslag van uw (passief) archief

  • Efficiënt dagelijks beheer van uw (actief) archief

  • Digitalisering of fysieke levering van documenten op verzoek

  • Bewaarplanning & vertrouwelijke vernietiging met certificaat

Bespaar ruimte, verlaag uw kosten voor dossiermanagement, houd uw archief veilig en vertrouwelijk, leef alle wet- en regelgeving na, behoud de volledige controle over uw archief en blijf toegang hebben tot uw documenten van achter uw bureau.

Lees meer
Vraag meer informatie

Scannen & digitaliseren

Wij kunnen voor uw organisatie alle soorten documenten scannen en digitaliseren. Aan u de keuze of u alleen specifieke documenten wilt laten digitaliseren of uw volledige archief in digitale vorm wilt laten omzetten.

  • Beveiligd vervoer van documenten naar ons digitaliseringscentrum

  • Professioneel en kwaliteitsvol scannen en indexeren van documenten

  • Levering van beelden en metagegevens in het door u gekozen formaat

  • Dringend scannen op verzoek (levering binnen 60 minuten)

Wilt u scannen en digitaal archiveren combineren met fysiek archiveren? Geen enkel probleem! Wij kunnen uw documenten veilig opslaan en alleen die documenten digitaliseren die u echt nodig hebt of regelmatig raadpleegt.

Lees meer
Vraag meer informatie
iPhone waarbij dossier- & boekenkasten uit het scherm komen (concept scannen & digitaliseren)
Persoon aan het werk op laptop waarbij icoontje van digitale post uit het scherm komt (concept digital mailroom)

Digital mailroom

Wij zorgen ervoor dat al uw inkomende papieren documenten en post altijd tijdig en op een gestructureerde manier in digitaal formaat beschikbaar zijn voor de juiste medewerkers binnen uw organisatie.

  • Geregelde ophaling van inkomende post (bijv. postbus)

  • Scannen, digitaliseren & classificeren, gegevens extraheren

  • Doorsturen van gedigitaliseerde post naar uw medewerkers, afdelingen, systemen

  • Gecertificeerde vernietiging van gescande fysieke documenten

Waarom de verwerking van uw inkomende post niet uitbesteden aan ons? Terwijl wij ervoor zorgen dat al uw briefwisseling correct en doeltreffend wordt verwerkt, kunt u uw energie in uw kernactiviteiten stoppen.

Lees meer
Vraag meer informatie

BESTEED UW ARCHIEFBEHEER UIT AAN ONS

WIJ ZORGEN VOOR ALLES

NEEM CONTACT OP