Het fysieke archief van KBC archiveren
Case scannen & archiveren
Projectbeschrijving
Doelstelling
Intake en verwerking van +500.000 archiefdozen met bekende inhoud.
Scenario
Gedurende 10 maanden hebben we de intake én verwerking van het complete fysieke archief van KBC, bestaande uit + 500.000 dozen, succesvol beheerd. Het archief werd opgeslagen in een magazijn van vier verdiepingen, waarvan elke verdieping zo’n 150.000 dozen kon bevatten. Onze systematische workflow met live-tracking zorgde voor transparantie, efficiëntie en 100% controle gedurende het hele project.
Uitdagingen & oplossingen voor het KBC-archiveringsproject
-
1. Gebrek aan realtime zichtbaarheid van archiefbewegingen
Uitdaging
Het beheren van de intake en verplaatsing van 500.000 dozen verdeeld over een vier verdiepingen tellend magazijn zonder realtime tracking kan leiden tot zoekgeraakte items, inefficiënte activiteiten en gebrek aan controle over de status van het archief.Oplossing
Ons Track & Trace-systeem verzekerde live tracking van elke doos en elk pallet. Dit zorgde voor realtime updates over de locatie en status, waardoor toegang vanop afstand mogelijk was en volledige transparantie kon worden gegarandeerd in elke fase van het project. -
2. Zware operationele last op interne teams
Uitdaging
De enorme omvang van het archiveringsproject, gecombineerd met de complexiteit van opvraging, transport en opname, zou zeer belastend zijn geweest voor de interne middelen van KBC.Oplossing
We hebben KBC volledig ontzorgd door het hele proces te beheren — van ophalen en palletisering tot transport en registratie — waardoor het team van KBC zich kon richten op kernactiviteiten terwijl wij het archief naadloos verwerkten. -
3. Onefficiënt en foutgevoelig intakeproces
Uitdaging
Het handmatig verwerken van zo’n grote hoeveelheid archiefdozen zou tijdrovend én foutgevoelig zijn geweest, waardoor het project mogelijk vertraging zou hebben opgelopen.Oplossing
Ons gestroomlijnde intakeproces zorgde voor een efficiënte verwerking van alle 500.000 dozen. Met behulp van mobiele registratiezones en ons live-trackingsysteem, werd elke beweging en transactie in realtime geregistreerd, waardoor fouten werden geminimaliseerd en de voortgang op optimale snelheid bleef. -
4. Beperkte toegang tot dagelijkse projectinzichten
Uitdaging
Zonder dagelijkse voortgangsrapportage zou het voor KBC een uitdaging zijn geweest om de status van het project te monitoren en potentiële problemen proactief aan te pakken.Oplossing
Dankzij geavanceerde rapportagemogelijkheden in het Track & Trace-systeem hebben we dagelijkse overzichten gegenereerd, waardoor KBC duidelijke inzichten verkreeg in de voortgang van het project en vlotte communicatie/besluitvorming gewaarborgd bleven.
Voornaamste voordelen voor KBC
-
Naadloze overgang van papier naar digitaal
De fysieke/papieren stromen zijn volledig omgezet naar een digitaal formaat, in lijn met de KBC-prioriteit om over te stappen naar een digitale workflow. -
Ongeëvenaarde nauwkeurigheid
Controlemechanismen zorgden voor een nauwkeurigheidsgraad van 99%, waarmee voldaan werd aan de hoge kwaliteitsnormen van KBC. -
Geavanceerde bedrijfslogica
De digitale workflow maakte de implementatie van complexe regels voor documentcategorisering mogelijk, waardoor voldaan werd aan de specifieke vereisten van KBC. -
Efficiënte communicatie
Dubbele feedbacklussen minimaliseerden de downtime en maakten een snelle identificatie en probleemoplossing mogelijk.
Transformerende impact
Door gebruik te maken van live tracking, dagelijkse rapportage en een zeer georganiseerde workflow, hebben we KBC voorzien van een zorgeloze, transparante en efficiënte archiefoplossing. Deze aanpak heeft niet alleen hun fysieke archief beschermd, maar heeft het ook toegankelijk en beheersbaar gemaakt op elk moment gedurende de looptijd van het project.
Resultaat
Door deze uitdagingen aan te pakken met op maat gemaakte oplossingen, hebben we gezorgd voor een efficiënte, transparante en stressvrije intake van de 500.000 archiefdozen van KBC, waarbij we onze expertise op het gebied van grootschalige archiveringsprojecten hebben aangetoond.
Start vandaag nog
Relevante services
Zij kozen al voor Youston
