Digitale transformatie van het KBC-archief
Case scannen & archiveren
Projectbeschrijving
Doelstelling
De papieren/fysieke documentstromen van KBC omzetten naar een volledig digitale workflow, met behulp van geavanceerde barcodeherkenning en documentverwerkingstechnologie.
Scenario
KBC beheert meerdere papierstromen voor verschillende soorten documenten, elk met zijn eigen verwerkingsvereisten. Als onderdeel van hun overgang naar een volledig digitale werking heeft KBC Youston ingeschakeld om deze fysieke documentstromen over te nemen én te digitaliseren.
De documenten bevatten KBC-specifieke barcodes die worden gebruikt om ze passend te categoriseren en splitsen. Het project behelsde het verwerken van grote batches ongestructureerde maar sequentieel geordende documenten, het identificeren en valideren van barcodes en het splitsen van documenten volgens vooraf gedefinieerde zakelijke regels.
Dit is hoe het proces verliep:
- Barcode-identificatie en verificatie:
Na het scannen werd elke afbeelding verwerkt om barcodes te detecteren. Het systeem paste geavanceerde bedrijfslogica toe om te bepalen of de barcode een geldige KBC-barcode was, en de inhoud ervan werd geverifieerd op nauwkeurigheid.
- Documentsplitsing en kwaliteitscontrole:
De documenten werden vervolgens gesplitst op basis van de barcode-inhoud, waarbij operators een laatste controle uitvoerden om de nauwkeurigheid te waarborgen.
- Geavanceerde controlemechanismen:
Het iDM-platform werd gebruikt om rigoureuze controlemechanismen te implementeren, zodat alle afbeeldingen correct werden verwerkt, er geen barcodes werden gemist en elk document voldeed aan de standaarden van KBC. - Levering en feedbackloop:
Verwerkte documenten werden via SFTP naar het systeem van KBC gestuurd. Een feedbackloop zorgde voor bevestiging van ontvangst en gaf onmiddellijke foutmeldingen, wat snelle oplossingen mogelijk maakte.
Deze zeer gecontroleerde en transparante workflow zorgde ervoor dat de digitale overgang volledig in lijn lag met de operationele en compliancevereisten van KBC.
Challenges and Solutions
-
1. Overschakelen van een fysiek naar een digitaal documentproces
Uitdaging
De activiteiten van KBC omvatten meerdere op papier gebaseerde documentstromen, die stuk voor stuk een handmatige verwerking vereisten. De overstap naar een volledig digitale workflow vereiste dan ook een naadloze conversie van fysieke documenten naar een gestructureerd, digitaal formaat.Oplossing
Youston transformeerde de fysieke papierstromen van KBC naar 100% digitale workflows, waarbij ervoor werd gezorgd dat alle documenten nauwkeurig werden gescand, verwerkt en geïntegreerd in hun digitale ecosysteem. Door gebruik te maken van barcodeherkenning en geavanceerde verwerkingsregels hebben we een efficiënte en betrouwbare overgang naar digitale operaties gegarandeerd. -
2. Barcodeherkenning en documentsplitsing
Uitdaging
Alle KBC-documenten bevatten barcodes die geïdentificeerd en geverifieerd moesten worden om de documenten in de juiste categorieën op te splitsen, uiteraard met strikte naleving van de KBC-standaarden.Oplossing
Youston heeft geavanceerde scanworkflows geïmplementeerd waarbij elke afbeelding werd geanalyseerd op barcodes. Geïdentificeerde barcodes werden gecontroleerd op geldigheid, gecategoriseerd naar bedrijfslogica en gevalideerd volgens de specifieke eisen van KBC. Dit zorgde voor nauwkeurige documentensplitsing en naleving van hun normen. -
3. Nauwkeurigheid verzekeren in een workflow met grote hoeveelheden
Uitdaging
Grote hoeveelheden documenten verwerken met de hoogste graad van nauwkeurigheid was essentieel om fouten te voorkomen bij digitale conversie en classificatie.Oplossing
Youston heeft geavanceerde controlemechanismen geïmplementeerd met behulp van het iDM-platform. Deze controles zorgden ervoor dat alle afbeeldingen werden geanalyseerd, barcodes werden herkend en gevalideerd en documenten aan de normen van KBC voldeden. Verificatie door Youston-operators aan het einde van het proces zorgde voor een extra laag kwaliteitsborging, met een nauwkeurigheidspercentage van 99%. -
4. Gestroomlijnde communicatie en feedbackcyclus
Uitdaging
Fouten of onregelmatigheden in de documentstroom moesten snel worden aangepakt om de operationele efficiëntie te handhaven en de klanttevredenheid te waarborgen.Oplossing
Youston heeft een tweezijdig communicatiesysteem opgezet met KBC door gebruik te maken van een SFTP-feedbacklus. Dit stelde KBC in staat om de ontvangst van documenten te bevestigen en directe feedback te geven over verwerkingsresultaten, waardoor snellere foutoplossing en continue workflowverbetering mogelijk is.
Voornaamste voordelen voor KBC
-
Naadloze overgang van papier naar digitaal
De fysieke/papieren stromen werden volledig omgezet naar een digitaal formaat, in lijn met de overgang van KBC naar een digital-first workflow. -
Ongeëvenaarde nauwkeurigheid
Controlemechanismen zorgden voor een nauwkeurigheidspercentage van 99%, wat voldoet aan de hoge kwaliteitseisen van KBC. -
Geavanceerde bedrijfslogica
De digitale workflow maakte het mogelijk om complexe regels voor documentcategorisatie te implementeren, waarbij wordt voldaan aan de specifieke eisen van KBC. -
Efficiënte communicatie
Dubbele feedbacklussen minimaliseerden de downtime en maakten snelle identificatie en correctie van problemen mogelijk.
Transformerende impact
Met dank aan Youstons expertise heeft KBC een naadloze overgang van een op papier gebaseerde workflow naar een volledig digitaal, efficiënt proces weten te realiseren. De live-tracking, geavanceerde zakelijke logica en kwaliteitsborgingssystemen zorgden voor operationele transparantie en nauwkeurigheid. Door hun processen te digitaliseren, profiteert KBC nu van heel wat voordelen:
- Verbeterde operationele efficiëntie: Snellere en nauwkeurigere verwerking van grote hoeveelheden documenten.
- Verbeterde compliance: Geavanceerde controlemechanismen zorgen voor naleving van de interne en wettelijke normen van KBC.
- Schaalbaarheid voor de toekomst: Een robuust en flexibel systeem dat de voortdurende digitale transformatie van KBC ondersteunt en de toegenomen vraag naar documentverwerking aankan.
- Sterkere samenwerking: Duidelijke communicatiekanalen en feedbacklussen verbeteren de responsiviteit en zorgen voor hoogwaardige resultaten.
Resultaat
Dankzij innovatieve oplossingen en een toewijding aan uitmuntendheid heeft Youston KBC in staat gesteld om haar documentworkflows te moderniseren, wat de weg vrijmaakte voor grotere digitale efficiëntie en blijvend operationeel succes.
Start vandaag nog
Relevante services
Archivering
Ruimtegebrek? Wij archiveren uw documenten volgens de hoogste standaarden, én met 24/7 toegang.
Digitization
De toekomst van uw archief is digitaal. Wij scannen, indexeren en zorgen voor een volledige online back-up. 100% veilig én efficiënt.
iGuana iDM
Eén locatie voor al uw documentenmanagement? Onze geavanceerde iGuana-software centraliseert uw documentbeheer. Veilig, schaalbaar en altijd toegankelijk.
Zij kozen al voor Youston
