Met Youstons digital mailroom (digitale postkamer) oplossing kunt de verwerking van al uw inkomende post uitbesteden aan een expert in postkamerautomatisering tegen een fractie van de kostprijs van interne verwerking. Wij halen regelmatig al uw post op, digitaliseren die, extraheren er alle nodige gegevens uit en sturen ze door naar de juiste afdelingen, personen en systemen binnen uw organisatie. U hoeft nergens naar om te kijken en kunt erop rekenen dat geen enkel poststuk ongeopend blijft.

Zie Youston als een extra onderdeel van uw eigen organisatie: uw hoogstpersoonlijke postverwerkingsafdeling met professionals in postkamerautomatisering die zich met uw zakelijke correspondentie bezig houden en ervoor zorgen dat elke brief zo snel en zo efficiënt mogelijk bij de juiste persoon terechtkomt. Intussen bespaart u veel moeite en middelen die u kunt besteden aan het reageren op de informatie in plaats van aan de administratieve verwerking ervan.

Wij halen uw inkomende post geregeld op in uw vestiging of in een postbus. U kunt ook alle post rechtstreeks naar Youston laten sturen. Ook post die u digitaal ontvangt, kunt u ons toesturen zodat wij die onmiddellijk kunnen verwerken met onze herkennings- en extractiesoftware.

Wij scannen al uw post, leggen die vast en classificeren die met gespecialiseerde scanners en software die alle inkomende documenten automatisch herkent, vaststelt om welk type document het gaat (bijv. contract, factuur, formulier enz.) en deze in de juiste categorie indeelt.

Alle inkomende post wordt automatisch herkend met behulp van meerdere gesofisticeerde herkenningstechnologieën voor veel verschillende talen, waaronder: OCR (Optical Character Recognition) voor gedrukte tekst, ICR (Intelligent Character Recognition) voor handgeschreven tekst, OMR (Optical Mark Recognition) voor verschillende soorten markeringstekens en barcodeherkenning voor 1D- en 2D-barcodes.

Documenten van meerdere pagina’s worden herkend en met behulp van scheidingspagina’s, detectie van blanco pagina’s, detectie van hoofdingen enz. telkens als één document verwerkt. Wanneer het niet mogelijk is om een document automatisch te herkennen (bijv. moeilijk leesbare handgeschreven tekst), doen onze medewerkers dat manueel.

Wij kunnen automatisch gegevens extraheren uit veel verschillende soorten inkomende post, waaronder gestructureerde en ongestructureerde documenten, zoals lening-, bankkaart- en hypotheekaanvragen, contractuele overeenkomsten, facturen, formulieren en enquêtes, rapporten enz. Ook extractie van volledige teksten met OCR is mogelijk indien u uw medewerkers doorzoekbare PDF’s wilt bieden. Alle geëxtraheerde gegevens worden automatisch gecontroleerd en gevalideerd. Indien de nauwkeurigheid van de gegevens niet kan worden gewaarborgd door middel van automatische controle, wordt een controle uitgevoerd door onze daarvoor opgeleide medewerkers die de documenten manueel indexeren.

De optimale combinatie van automatische en manuele herkenning, extractie en controle garandeert 100% nauwkeurigheid. U kunt erop vertrouwen dat er geen gegevens verloren gaan en dat elk document volledig wordt verwerkt.

Gescande post (beelden en metagegevens) kunnen rechtstreeks worden ingevoerd in uw bestaande werkstromen, uw ERP, DMS, CRM, HRM of een ander IT-systeem of IT-applicatie. U kunt er ook voor kiezen ons geavanceerde systeem voor documentmanagement & digitaal archiveren te gebruiken om al uw gescande post te beheren en digitaal te archiveren.

Gedigitaliseerde documenten kunnen ook via e-mail naar de juiste mensen of afdelingen binnen uw organisatie worden doorgestuurd, m.a.w. rechtstreeks naar hun mailbox. Hierdoor is al uw inkomende zakelijke correspondentie onmiddellijk digitaal beschikbaar voor de juiste mensen, op het juiste moment en op een gestructureerde manier.

U kunt kiezen uit verschillende formaten voor de levering van de digitale beelden, waaronder PDF, JPEG, TIFF enz., en voor de metagegevens, zoals CSV, XML enz. Alle gedigitaliseerde fysieke poststukken worden veilig vernietigd (tenzij u wenst dat wij deze voor u bewaren in onze vertrouwelijke archiefopslagfaciliteit of aan u terugbezorgen).

De verwerking van inkomende post kan gemakkelijk een tijdrovende en geldverslindende administratieve taak worden indien zij niet efficiënt en tijdig wordt aangepakt. Ongeopende, verkeerd doorgestuurde of ongelezen post kan ertoe leiden dat belangrijke of bedrijfskritische informatie niet of niet tijdig bij de juiste mensen terechtkomt, wat uw organisatie nog meer tijd en geld kan kosten. Dit is vooral het geval in organisaties die dagelijks grote hoeveelheden post moeten verwerken. Door de verwerking van alle inkomende post uit te besteden aan Youston, kunt u:

Wist u dat wij naast uw inkomende post ook allerlei andere documenten voor uw organisatie kunnen digitaliseren, zelfs uw volledige archief? Klik hier voor meer informatie over onze scan- en digitaliseringsoplossing!