WIJ ZORGEN VOOR UW ARCHIEF
ZODAT U ZICH KUNT FOCUSSEN OP UW ZAAK
Wij helpen u om ruimte vrij te maken en uw dossiers te beheren: beveiligde archiefopslag, toegang tot documenten op verzoek, bewaarplanning, vernietiging met certificaat, scannen en digitaliseren, digitale archiveringssoftware, digital mailroom (digitale postkamer).
TOTAALOPLOSSING VOOR UW ARCHIEF
Een archief beheren kan een heel tijdrovende en dure aangelegenheid worden. Denk maar aan alle processen die u moet opzetten om de veiligheid en vertrouwelijkheid van uw documenten te waarborgen, en aan alle moeite die het kost om de correcte opslagomstandigheden voor uw waardevolle documenten te creëren. Daarnaast moet u ook rekening houden met bewaartermijnen, aparte bewaarplannen opstellen voor de verschillende soorten documenten in uw archief en zorgen voor de vertrouwelijke vernietiging ervan aan het einde van hun respectieve bewaartermijn. En hebt u al stilgestaan bij bedrijfscontinuïteit en toegang tot belangrijke documenten wanneer er iets ergs gebeurt in uw bedrijf?
Wilt u ruimte vrijmaken, uw kosten voor dossiermanagement verlagen en ervoor zorgen dat uw documenten altijd fysiek of digitaal beschikbaar zijn? Dan kan Youston helpen! Ons team van specialisten in archief- en informatiebeheer (Records & Information Management – RIM) pakt de uitdagingen van uw documentbeheer aan, slaat uw passief (statisch) archief op, beheert uw actief (dynamisch) archief en helpt u tijd en middelen vrijmaken voor uw kernactiviteiten.
Opslag
Wij halen uw archief op en slaan het opVEILIG & BEVEILIGD
Wij inventariseren uw archief, halen het op en slaan het op in een gecontroleerde omgeving in onze veilige en beveiligde opslagfaciliteit
Archivering
Wij beheren uw archief voor u100% UITBESTEED
Wij zorgen voor het dagelijkse beheer van uw actief archief, inclusief bewaarplanning en vernietigingBeschikbaarheid
U hebt altijd toegang tot uw archiefTOEGANG OP AANVRAAG
Wij scannen of leveren u fysiek de dossiers die u nodig hebt; uw documenten zijn altijd beschikbaar op verzoek; track & traceDigitalisering
Wij digitaliseren uw documentenVAN ANALOOG NAAR DIGITAAL
Wij scannen en digitaliseren professioneel alle soorten documenten – tot zelfs volledige archieven – en exporteren ze naar uw DMS
Mailroom
Wij zorgen voor uw postDIGITALE POSTKAMER
Wij halen al uw inkomende documenten en post op, digitaliseren die en bezorgen de digitale bestanden aan de juiste medewerkers binnen uw ondernemingVernietiging
Wij vernietigen uw documenten100% VERTROUWELIJK
Wij houden bij wanneer welke documenten het einde van hun bewaartermijn bereiken en vernietigen die op een veilige manier (met certificaat)
Opslag & archivering
Wij slaan uw archief veilig op en beheren het. U kunt uw archiefstukken altijd inkijken en op eenvoudig verzoek eender welk document laten digitaliseren of fysiek leveren.
Bespaar ruimte, verlaag uw kosten voor dossiermanagement, houd uw archief veilig en vertrouwelijk, leef alle wet- en regelgeving na, behoud de volledige controle over uw archief en blijf toegang hebben tot uw documenten van achter uw bureau.
Scannen & digitaliseren
Wij kunnen voor uw organisatie alle soorten documenten scannen en digitaliseren. Aan u de keuze of u alleen specifieke documenten wilt laten digitaliseren of uw volledige archief in digitale vorm wilt laten omzetten.
Wilt u scannen en digitaal archiveren combineren met fysiek archiveren? Geen enkel probleem! Wij kunnen uw documenten veilig opslaan en alleen die documenten digitaliseren die u echt nodig hebt of regelmatig raadpleegt.
Digital mailroom
Wij zorgen ervoor dat al uw inkomende papieren documenten en post altijd tijdig en op een gestructureerde manier in digitaal formaat beschikbaar zijn voor de juiste medewerkers binnen uw organisatie.
Waarom de verwerking van uw inkomende post niet uitbesteden aan ons? Terwijl wij ervoor zorgen dat al uw briefwisseling correct en doeltreffend wordt verwerkt, kunt u uw energie in uw kernactiviteiten stoppen.