Confidentialiteit als metier
Digitaliseringsspecialist Youston maakt enorme groeisprong
Staatsveiligheid, de Nationale Bank en beurswaakhond FSMA. Het zijn maar enkele van de instanties die bij het Genkse Youston meekijken of alles correct verloopt. Youston helpt banken, verzekeraars, ziekenhuizen en enkele duizenden kmo’s om de stap naar digitaal te zetten. Met een investering van 25 miljoen euro in een gigantische bunker en de overname van de drie keer grotere concurrent iGuana opereert Youston niet langer in de schaduw. En nochtans is dat de plek waar CEO Pieter Vansynghel het liefst vertoeft.
Wie naar omzetcijfers van het Genkse groeibedrijf zoekt, komt bedrogen uit. “We zijn actief in een relatief kleine nichemarkt en de internationale competitie kijkt mee,” vertelt CEO Pieter Vansynghel. “Voor hen blijven we liever onder de radar. We zijn een onafhankelijke speler en willen dat graag nog een hele tijd blijven.” Intussen zet Youston, geholpen door Limburgse kapitaalverschaffers, wel een stevige voet tussen de grotere jongens in Europa. Tegelijk blijft de focus in eerste instantie op België gericht.
STERCK. Youston is specialist in archivering, digitalisering en documentverwerking?
Pieter Vansynghel: “We zijn erin gespecialiseerd om onze klanten van een papieren naar een digitale werking te helpen. Eén van de facetten daarvan is inderdaad archivering. We nemen hun oude archieven bij ons binnen en maken die digitaal beschikbaar. Maar we digitaliseren ze niet volledig. We indexeren en beheren de fysieke archieven. Als documenten hun wettelijke bewaartermijn bereikt hebben, signaleren we dat aan onze klant zodat we ze confidentieel kunnen vernietigen. Zo hoeven onze klanten nooit meer een grote opkuis van hun archief te doen. Als ze een bepaald fysiek dossier nodig hebben, duurt het volgens onze SLA maximum 60 minuten voor ze dat dossier door ons digitaal in hun eigen ERP-systeem aangeleverd krijgen. We digitaliseren het dus pas als het opgevraagd wordt. Op die manier digitaliseren we enkel wat de klant echt nodig heeft. Van alle grote archieven die we binnentrekken wordt 95% nooit meer opgevraagd. Dan moet je als bedrijf de investering ook niet doen om dat te gaan digitaliseren.”
“Het volledig digitaliseren van grote archieven zou trouwens Petabytes aan data betekenen. Als je die moet beheren, kost dat handenvol geld. Zeker met de GDPR-wetgeving van vandaag. Bovendien moet je die data enorm beschermen tegen hackers. Niets is zo veilig als de papieren dossiers in onze bunker die volledig beveiligd en geconditioneerd zijn. Externen weten hier niets te vinden. We zijn in Genk bezig aan de realisatie van het grootste archief van West-Europa. Dat is 1.500 km archief. Als je alle documentjes tegen elkaar zet, krijg je een rij van hier tot voorbij Rome.”
1 MILJOEN DOCUMENTEN PER DAG
STERCK. Jullie gaan ook alles digitaliseren wat zich op het kantoor van de klant bevindt?
Vansynghel: “Het gaat dan inderdaad om de dagelijkse patiëntendossiers, de verzekeringsdossiers en andere documenten. En ten slotte gaan we ook alles wat nieuw binnenkomt aan de bron digitaliseren en in het documentmanagementsysteem van de klant aanleveren. De post van onze klanten komt hier dagelijks toe. Zodra we het verwerkt hebben, kan iedereen die met het platform van de klant verbonden is om het even waar digitaal werken. Thuis, op kantoor, op de baan …”
STERCK. Jullie kunnen tot 1 miljoen documenten per dag scannen?
Vansynghel: “Dat is ook noodzakelijk. Als een verzekeringsmaatschappij 150 dossiers opvraagt, moeten we die volgens onze SLA binnen het uur aanleveren. We hebben mensen die op recurrente dossiers werken, bijvoorbeeld om hele ziekenhuizen te digitaliseren. Op het moment dat grote vragen binnenkomen, schuiven die door en gaan ze meewerken om de SLA te halen en op te leveren binnen de afgesproken termijn.”