Témoignage client de l’hôpital Jessa : des salles d’archives bondées à un accès numérique rapide

Défi

L’Hôpital Jessa était confronté à un grave problème d’archivage. Les documents étaient dispersés dans plusieurs endroits, y compris un bâtiment loué et une grande archive dans l’ancienne Banque Nationale à Hasselt. Lorsque ce bâtiment a dû céder la place au nouveau bâtiment hospitalier, une grande partie de l’espace d’archive disponible a disparu. De plus, les baux des autres emplacements arrivaient à expiration et les employés responsables de la gestion des archives prenaient leur retraite. C’était donc le moment idéal pour repenser en profondeur la gestion des archives et la préparer pour l’avenir.

Solution

Pour résoudre structurellement le problème d’espace, Jessa a choisi Youston comme partenaire pour externaliser l’archive. Le projet impliquait le déménagement et l’enregistrement de plus de 1 300 palettes et de mètres d’archives supplémentaires. Grâce à l’efficacité et à l’expertise de Youston, l’hôpital a pu compter sur une solution efficace et tournée vers l’avenir, adaptée à la transition prévue vers les dossiers de patients numériques.

Résultat

Le déménagement et l’enregistrement de l’archive ont eu lieu dans un délai serré, en combinaison avec la vente du contenu et la libération du bâtiment. Grâce à la flexibilité et à l’engagement de l’équipe Youston, tout s’est déroulé parfaitement selon le plan.

« Nous avions un calendrier très serré, mais Youston l’a suivi parfaitement. Tout ce qui a été promis a été livré à temps. La flexibilité et la bonne communication ont été un énorme avantage pour nous. »

— Vital Moonen, Responsable de la chaîne d’approvisionnement, Hôpital Jessa

Aujourd’hui, Jessa continue d’utiliser régulièrement l’archive. Chaque mois, des fichiers sont demandés et rapidement livrés via le portail Youston. Cela garantit que les documents historiques restent facilement accessibles, sans que l’hôpital ait besoin de déployer des ressources supplémentaires.

Pourquoi Youston?

• Déménagement et enregistrement efficaces d’un grand volume d’archives
• Optimisation des coûts par rapport à la gestion interne et aux coûts de location
• Flexibilité et ponctualité dans l’exécution
• Communication claire et suivi proactif
• Livraison rapide des fichiers demandés

« Tout s’est déroulé sans problème et avec une excellente communication. Les légers retards ont été communiqués correctement et ajustés de manière flexible pour que la date limite soit toujours respectée. Cela inspire confiance. »