Transformation numérique des fichiers RH pour Profel

Balayage de cas d'utilisation et archivage

Description du projet

Objectif

Exécutez un projet de numérisation d’environ 12 000 dossiers RH pour Profel, en garantissant la numérisation, la classification et l’extraction des métadonnées pour soutenir des flux de travail numériques efficaces.

Scénario

Profel a confié à Youston la gestion complète de la numérisation de leurs dossiers RH. Le processus a débuté par la récupération et la préparation des documents sur site, suivies de leur transport vers l’installation de numérisation de Youston à Genk.

Voici comment le projet s’est déroulé :

Préparation et Transport sur Site:
Les dossiers RH ont été soigneusement emballés dans des boîtes étiquetées Youston pour une identification facile et un suivi tout au long du processus.
Ces boîtes ont été transportées en toute sécurité vers l’ installation de Genk pour un traitement ultérieur.
Numérisation à l’Installation de Genk:
Les dossiers ont été numérisés à l’aide de la rue de numérisation de pointe de Youston, garantissant des copies numériques haute résolution de chaque page.
Workflow Numérique et Classification:
Après la numérisation, les documents ont été intégrés dans un workflow numérique pour être classés dans 11 catégories prédéfinies.
En utilisant une application pré-Mira alimentée par ChatGPT (cloud privé), le système a analysé le contenu textuel de chaque page pour déterminer sa catégorie.
Des techniques avancées d’IA ont été utilisées pour identifier des points de division logiques, garantissant que chaque document était segmenté avec précision.
Extraction de Métadonnées:
Les métadonnées essentielles, telles que les noms des employés, les dates et les types de documents, ont été extraites pendant le processus de classification, facilitant ainsi la recherche et l’intégration dans les systèmes RH.

Défis et Solutions

1. Récupération et suivi efficaces des documents physiques

Défi

Assurer la recherche et le suivi sans faille de milliers de dossiers RH physiques.

Solution

Boîtes étiquetées Youston ont été utilisées pour une identification et un suivi clairs. Cela a assuré un processus d’admission transparent et efficace, avec toutes les boîtes facilement traçables tout au long du projet.
2. Numérisation de haute qualité des dossiers RH

Défi

Le grand volume des dossiers RH nécessitait une numérisation haute résolution et une manipulation précise pour préserver l’intégrité des documents critiques.

Solution

Les dossiers ont été numérisés sur la rue de scan avancée de Youston, qui a fourni des images numériques de haute qualité et cohérentes pour un traitement ultérieur.
3. Classification précise des documents en catégories

Défi

Les dossiers RH contenaient une grande variété de documents qui devaient être classés de manière précise dans 11 catégories.

Solution

Une application pré-Mira alimentée par ChatGPT a été utilisée pour analyser le contenu textuel de chaque page et le classifier. Une IA avancée a assuré une répartition logique et une catégorisation précise.
4. Extraction de métadonnées pour l'intégration numérique

Défi

Extraire les métadonnées pertinentes pour rendre les documents consultables et les intégrer dans les systèmes numériques de Profel.

Solution

Les outils alimentés par l’IA de Youston ont extrait des métadonnées critiques telles que les noms des employés, les dates et les types de documents, garantissant que les documents étaient facilement recherchables et prêts pour être intégrés dans des plateformes RH.

Avantages clés pour Profel

Délestage complet

Youston a géré l'ensemble du processus de réception, de l'emballage sur place au transport sécurisé et à la numérisation.
Transformation numérique

Les dossiers RH de Profel ont été entièrement numérisés, offrant des copies numériques accessibles et consultables.
Extraction de métadonnées

Les informations critiques ont été extraites et mises à disposition pour une intégration simplifiée dans les flux de travail des ressources humaines.
Classification transparente des documents

Les documents ont été classés dans 11 catégories prédéfinies grâce à une intelligence artificielle avancée, garantissant clarté et cohérence.

Impact transformateur

Avec l’expertise de Youston, Profel a réussi à effectuer une transition en douceur des dossiers RH physiques à une archive entièrement numérique. Cette transformation a amélioré l’accessibilité, réduit la charge de travail manuelle et rationalisé les opérations RH. La combinaison de numérisation de haute qualité, d’IA avancée pour la classification et d’extraction métadonnée précise a permis à Profel de :

Accroître l’efficacité opérationnelle : Les documents numérisés sont désormais facilement récupérables et intégrés dans les flux de travail existants.
Améliorer l’exactitude des données : La classification automatisée et l’extraction de métadonnées ont réduit les erreurs et assuré la cohérence.
Soutenir la transformation numérique : Le département RH de Profel peut désormais fonctionner de manière plus flexible, se concentrant sur les tâches essentielles au lieu de la manipulation manuelle de documents.
Permettre la scalabilité : Le flux de travail numérique et les outils d’IA offrent une solution évolutive pour les besoins futurs de gestion des documents.

Résultat

Grâce à des solutions sur mesure et une technologie avancée, Youston a livré un projet de numérisation transparent, efficace et hautement efficace pour Profel. Le résultat a été une archive numérique des ressources humaines accessible, bien organisée et prête pour les besoins futurs.

Commencez dès aujourd'hui

Prêt à numériser vos dossiers ou archives RH ? Partenaire avec Youston pour garantir la précision, la transparence et la scalabilité dans la transformation de votre gestion documentaire. Construisons ensemble votre avenir numérique !

Numérisation Contactez-nous

Services pertinents

Toutes les solutions

Archivage

Libérez de l'espace et stockez vos documents dans notre centre entièrement sécurisé, géré par des professionnels. Vous avez besoin d'un accès 24 h/24, 7 j/7 ? Nous vous garantissons une mise à disposition sous 60 minutes.

Numérisation

Numérisation, indexation et sauvegarde en ligne. L'avenir de vos archives est numérique. Notre promesse : un accès partout et à tout moment, 0 % de risque de perte de données et 100 % de confiance.